А. М. Туфетулов, соискатель КГУ

 

В настоящее время, в целях отраслевой реструктуризации под информацией понимается совокупность данных, позволяющая снизить степень неопределенности при принятии решений в системе контроллинга. Как и в маркетинге, контроллингом используются различные типы информации1 :

• факты (произошедшее событие, представленное в той или иной форме);

• оценки (определение качества наступивших или прогнозируемых событий, произведенные на основании применения различных приемов интеллектуальной деятельности);

• прогнозы (умозаключения, предположения о появлении или развитии каких-либо явлений или процессов, с возможным определением их характеристик и оценкой);

• слухи (непроверенные на достоверность факты).

В отличие от маркетинга контроллинг предъявляет повышенные требования к достоверности и срочности поступления и обработки информации. В частности, к содержанию информации и, в первую очередь, к информации, влияющей на подготовку и принятие оперативных управленческих решений по отраслевой реструктуризации региональной экономики, предъявляются следующие основные требования2 :

• по объекту назначения – необходимый и достаточный объем;

• по качеству – краткость и однозначность формулировок;

• своевременность;

• достоверность.

Информация в контроллинге на уровне региона приобретает особое значение. Для обеспечения задач управления информация должна формироваться на высоком качественном уровне и быть представлена заинтересованным элементам системы управления региональной экономики в нужный момент и в удобном для использования виде. Сам смысл контроллинга заключается в реакции на поступающую информацию. Роль информации в управлении хорошо освещена множеством публикаций теоретического и практического плана. Требования к информации и информационным потокам в рамках систем контроллинга различного уровня величины и сложности также имеет большую научно-практическую базу3 .

Методы обработки информации могут быть вполне применимы в контроллинге. Но, в отличие от маркетинга, контроллингу необходима достоверная информация об изменениях внешней и внутренней сред, которая не является предметом маркетинговой деятельности. Так, при получении информации о скором отключении необходимого производству энергоносителя, задачи контроллинга заключаются в максимальной детализации предстоящего отключения и в подготовке адекватного наступающему событию управленческого решения, основанного на этой информации. Изменение рыночной конъюнктуры может повлиять на отраслевые приоритеты, на которых основывается программа отраслевой реструктуризации. Следовательно, контроллинг должен иметь свою информационную базу, а также специфические методы получения и обработки информации.

Информационная система контроллинга представляет собой совокупность программно-аппаратных средств, информационных ресурсов и процессов, обеспечивающих потребность при принятии решений. На рис. 1 представлена обобщенная схема информационной системы контроллинга. Она построена по общим принципам информационных систем, но имеет специфические особенности контроллинга.

 

Рисунок 1 – Информационная система контроллинга

 

В соответствии с этой схемой источниками информации контроллинга могут быть как существующая информационная система на уровне отраслей, хозяйствующих субъектов, так и оригинальные контроллинговые источники. При этом с организационной точки зрения, специфические модули поиска, получения и обработки информации в целях контроллинга могут быть реализованы на базе корпоративных информационных систем, адаптированных с учетом требований отраслевой реструктуризации региональной экономики. Как и в маркетинге, контроллинг применяет первичные и вторичные источники данных. Основными источниками вторичных данных являются:

1. Внутренние источники: балансовые отчеты, отчеты о прибылях и убытках, статистика продаж, доклады торговых представителей, счета-фактуры, складские записи, материалы исследований.

2. Официальные сообщения и публикации: печатные источники Российской Федерации и других стран, включая специализированные публикации и источники в Интернете.

3. Периодические издания и книги.

4. Специализированные журналы.

5. Общие журналы заданного направления.

6. Бизнес-информация.

7. Проспективные базы данных: представляют собой упорядоченное множество разнообразных данных об отдельных потребителях, текущих или готовящихся проектах и предположениях.

Данные вторичной информации в целях контроллинга, в отличие от маркетинга, должны быть обязательно связаны с решением текущей задачи, а их источник – по возможности быть стабильным. К достоинствам вторичной информации можно отнести: дешевизну, доступность, высокую скорость получения, множественность (несколько источников информации позволяют повышать достоверность информации на автоматизированном уровне). К основным недостаткам вторичной информации относятся: неполнота, устаревание и противоречивость.

В случае отсутствия (устаревания, неполноты или недостоверности) необходимой информации во вторичных источниках необходимо собирать первичные данные. Первичная информация может быть получена различными способами. В составе подразделения контроллинга обычно находится постоянная (может быть самостоятельная) группа, одной из задач которой является поиск и доставка специальной информации. Также практикуется использование агентов на особо важных объектах, входящих в сферу особого интереса региона, которые могут работать как в руководящих органах, так и выполнять работу по договору на оказание услуг. Подразделение, предметом деятельности которого является информационное обеспечение контроллинга, должно поэтапно выполнять следующие задачи:

• постановка задачи и определение целей;

• разработка плана исследования;

• сбор информации;

• анализ информации;

• представление результатов.

В целях контроллинга региональное руководство может использовать услуги специализированных информационно-аналитических, маркетинговых и других организаций, которые выполняют поиск, анализ и доставку нужной информации, а также выполняют исследования для решения конкретных задач по заказам клиентов. Информационная система контроллинга, на основании данных которой вырабатываются управленческие решения, должна соответствовать определенным требованиям. Так, программно-аппаратная среда информационной системы должна обеспечить:

• надежность ее безаварийного круглосуточного функционирования;

• исключение потери данных и несанкционированный доступ к ним;

• многопользовательский мультипрограммный режим эксплуатации системы с ограниченным правом доступа всех компетентных пользователей к информационным ресурсам;

• выраженный дружественный пользовательский интерфейс, рассчитанный на пользователей без специальной подготовки в области информатики;

• немедленное обновление данных с их актуализацией у непосредственных пользователей без потери устаревшей информации, а также исключение возможности смешивания обновленных и устаревших данных;

• многократное использование данных при ограничении их дублирования;

• сокращение объема информационных потоков и повышение степени использования информации.

В рамках отчетности и регламента предоставления информации программное обеспечение должно обеспечить строгие формы и простоту порядка их заполнения. Программно-аппаратный комплекс должен быть открытым для изменения и пополнения состава программно-аппаратных средств. Однако, при возрастающих потоках информации все более актуальное значение приобретает задача выявления полезной информации. Потоки данных, ежедневно поступающие в подразделение контроллинга и исходящие из него, в большинстве случаев являются формализуемыми с точки зрения автоматизации управления этими потоками и их структурирования. Это позволяет создавать информационные системы контроллинга на базе современных вычислительных средств и информационных технологий отвечающие требованиям контроллинга как нового механизма корпоративного управления.

В сущности, системы контроллинга предназначены для принятия управляющих воздействий с целью нормализации функционирования региональной экономики в конкретный период времени. Принятие решения по воздействию на отрасль, объект, поток или процесс может быть принято на основании информации о наступлении какого-либо события (в более глубоком понимании – и о наличии тенденции к наступлению такого события). В этой связи одной из основных функций системы контроллинга является функция контроля функционирования системы. Этот контроль заключается в сравнении информации по запланированному функционированию системы с информацией по текущему ее функционированию, на основании чего могут быть обнаружены несоответствия.

Поскольку управление системой контроллинга в большей части представляет собой анализ непрерывных легко формализуемых и нормализуемых информационных потоков, целесообразно включить в процесс управления автоматизированную систему с максимальными функциональными возможностями. Современный уровень концептуального и технологического развития программно-технических комплексов по управлению бизнес-процессами позволяет осуществить автоматизацию управления системой контроллинга в достаточно больших масштабах.

В процесс управления следует включить масштабную информационную систему (например, регионального уровня), концепция которой на настоящее время наиболее полно отражает потребности и возможности автоматизации управления в экономике. Наиболее соответствующим информационной системе региона (ИСР) понятием на западе являются Enterprise Information Systems (EIS), которые призваны принципиально модернизировать информационную инфраструктуру компаний4 . Обобщенно архитектура ИСР представлена в табл. 1. Основу ИСР составляют информационные системы управления хозяйствующим субъектом (ИСУХС) или Enterprise Resource Planning (ERP) – системы. ERP-системы представляют собой своеобразную надстройку систем MRP II (Manufacturing Resource Planning).

Планы нижних уровней зависят от планов более высоких уровней, то есть план высшего уровня предоставляет входные данные, намечаемые показатели и/или какие-то ограничительные рамки для планов низшего уровня. Кроме того, эти планы связаны между собой таким образом, что результаты планов нижнего уровня оказывают обратное воздействие на планы высшего уровня. Если результаты плана нереалистичны, то этот план или планы высшего уровня должны быть пересмотрены. Таким образом, можно проводить координацию спроса и предложения ресурсов на определенном уровне планирования и ресурсов на высших уровнях планирования.

Информационную систему региона, в отличие от ИСУХС, невозможно выбрать из имеющихся пакетов прикладных программ. ИСР всегда уникальна, она должна отображать особенности и предпочтения высшего руководства регионального руководства, отраслевую специфику региональной экономики, а также систему взаимоотношений хозяйствующих субъектов и регионального бюджета. ИСР должна строиться по принципу открытости, т. е. ее информационный интерфейс должен быть дружественно настроен по отношению к новым подсоединяемым модулям, расширяющим функциональность системы.

ИСР является своеобразным регламентом построения информационной системы контроллинга, которого следует строго придерживаться при разработке на каждом конкретном хозяйствующем субъекте. Этот регламент позволяет систематизировать и упростить работу системы, устраняя информационные конфликты, часто возникающие на стадии проектирования и апробирования работы системы. Регламент позволяет упорядочить информацию, выведенные новые знания, управленческие рекомендации, аналитическую и статистическую отчетность. В конечном итоге, ИСР должна позволить:

• сделать прозрачными для регионального руководства все финансовые и материальные потоки;

• предоставлять полную информацию для экономически целесообразного стратегического и оперативного планирования вещественных потоков с выдачей предметных рекомендаций;

• эффективно управлять издержками, активами;

• производить непрерывный аудит системы по выбранным ключевым индикаторам;

• своевременно выявить тенденции нарушения нормального функционирования региональной экономики.

Большое значение для информационных систем контроллинга в масштабе региона имеют системы категории CRM (Customer Relationship Management – управление взаимоотношениями с клиентами, особенно с иностранными заказчиками). Системы этого класса обеспечивают непосредственный доступ к информации при работе с клиентом в ходе выполнения контрактов и обслуживания поставляемой продукции. Анализируя динамику спроса по продукции основных отраслей можно прогнозировать отраслевую загрузку и, соответственно, распределение ресурсов по отраслям. Таким образом, контроллинг позволяет строить межотраслевую ресурсную модель, на основе которой проводится отраслевая реструктуризация региональной экономики.

Функциональность управления отношениями с клиентами охватывает маркетинг, предоставление услуг и сервис, что соответствуют стадиям привлечения клиента, самого акта совершения сделки (транзакция) и последующего обслуживания, то есть все те точки контакта, где осуществляется взаимодействие «компания – клиент». Это направление выросло из различных систем сбора информации о клиентах, включающих зачатки SFA (Sales Force Automation – автоматизация деятельности торговых представителей). Поэтому оно относится к наиболее распространенным и востребованным. Основным компонентом такой системы является приложение, которое позволяет сотрудникам вносить накопленную информацию по отдельным клиентам в базу данных, а в дальнейшем эффективно ее использовать6 .

Таким образом, можно заключить, что контроллинг применяет множество общеэкономических, специальных и собственных инструментов, форм и методов управления. В этой связи, одной из актуальных задач является задача автоматизация управленческого учета, которую так или иначе приходится решать всем хозяйствующим субъектам от индивидуальных предпринимателей до отраслей, действующих в региональной экономике.

Вернуться к разделу

Транспортное дело России №02 (2008)