Фото: ССК «Звезда»

Грамотное управление процессами закупки, поставки оборудования и комплектующих деталей – неизменные составляющие стратегии крупной компании. Успешно организованная закупочная деятельность позволит руководству обеспечить целый ряд стратегических преимуществ: повышение конкурентоспособности цепочки поставок, оптимизацию разработки продуктов и сокращение сроков их выхода на рынок. Поэтому в последние годы ведущие компании в различных отраслях уделяют большое внимание совершенствованию этих процессов, применяя самые современные методики, как российские, так и иностранные, и даже заказывая бизнес-проекты разработчикам по совершенствованию системы закупок.

Юрий Голосов, старший специалист по закупкам компании «Вибротехник»

Когда новые методики не работают

Но на практике иногда получается, что все эти на первый взгляд совершенные подходы и методики не отражаются на реальных результатах эффективности бизнеса компании.

Здесь главная причина, на мой взгляд, расхождение между стратегией закупок и общей корпоративной стратегией, слишком низкие или некорректные целевые установки по выведению закупочной деятельности на принципиально новый, высокий уровень.

Во многих компаниях роль подразделения по закупкам по-прежнему ограничена узким набором рутинных операций, таких как приобретение сырья, комплектующих и услуг.

Не видя своей значимой роли в общей стратегии компании на ближайший год и в долгосрочной перспективе, сотрудники подразделения закупок не будут иметь стимула к развитию, обучению, стремления внедрять новые методики, используемые партнерами и конкурентами. Закупщики компании наравне с другими сотрудниками должны быть объединены единой целью, вовлечены в выполнение масштабных задач, считать себя полноценными исполнителями значимых проектов.

Закупочная деятельность должна быть связующим звеном в организации работы компании. Задачи подразделений по снабжению должны соответствовать корпоративным стратегическим приоритетам. Это не только поможет компаниям более эффективно использовать существующие возможности снижения затрат, но и создаст условия для получения еще большей выгоды в будущем, по мере усиления тенденций глобализации. Только тогда планы, и краткосрочные, и перспективные, будут выполняться эффективно.

Как реализовать потенциал оптимизации закупок

Сегодня ряд российских компаний активно работает над оптимизацией закупок в нескольких отраслях. Среди них – приборостроение, машиностроение, судостроение. При этом результат не всегда оправдывает ожидания. Но опыт компаний, добившихся максимальной эффективности в этом деле, показывает, какие шаги нужно предпринять.

Прежде всего, необходимо укрепить связь между управлением закупками и основными видами деятельности. Закупщик – это незаменимая шестеренка большого механизма под названием «производственный процесс». Чем он раньше это поймет, тем эффективнее будет его работа. Залогом успешной деятельности будет только постоянная совместная работа с конструкторами, технологами, мастерами цехов, руководством компании. А в производственном процессе заняты и другие службы компании, поэтому должно быть полное взаимопонимание между менеджерами по закупкам и специалистами по продажам, финансовым блоком, бухгалтерией, транспортным цехом.

Особое внимание нужно уделить формированию команды подразделения закупок. Часто недостаток квалифицированных кадров сводит на нет все усилия по оптимизации закупочной деятельности. Где взять кадры? Закупщик должен быть с высшим техническим образованием, уметь читать чертежи, знать ГОСТы, ТУ, размеры заготовок.

В моем понимании, профессиональным закупщиком можно стать к определенному возрасту, хотя рамки возраста в профессии у всех разные. Но не обойтись без достаточного багажа знаний и опыта. У молодого специалиста он отсутствует. Ведь закупщик должен разбираться в бухгалтерских документах, договорах, транспортных документах. Знать, как работает логистика в нашей стране и за ее пределами.

Самое разумное – вырастить закупщика в своей компании. Провести конкурс среди молодых специалистов, которые приобрели опыт на производстве, а также среди выпускников профильных вузов на вакантные должности менеджеров по закупкам. Победители проходят стажировку в подразделении закупок и становятся сотрудниками его команды. При наличии определенных преференций у них будет хороший стимул развиваться и строить карьеру. Знаю специалистов по работе в предыдущих компаниях, которые за достаточно короткий промежуток времени стали высококвалифицированными закупщиками. У них были грамотные наставники и полное взаимопонимание с другими службами!

Можно переманить эффективного менеджера по закупкам у конкурента. И так нередко поступают. Но есть риск, что такой специалист может через год-два принять более выгодное предложение и покинуть компанию вместе с определенными секретами фирмы. Риск потерять специалиста, выращенного в компании, намного меньше, если он стал членом команды, сработался в коллективе и не видит смысла искать работу с большей зарплатой, а заинтересован в карьере на своем предприятии.

Личный опыт

Что касается личного опыта, снабженцем я стал не сразу после окончания вуза. Прежде чем решил специализироваться в области закупок, отработал несколько лет на крупных производственных предприятиях, таких как Комбинат цветной печати, Типография №12, Типография им. И. Федорова.

Читатели могут задать вопрос: почему, окончив Корабелку, не пошел работать по специальности? В конце девяностых годов молодым специалистам было очень сложно устроиться на работу. Советская система, когда выпускник распределялся на одно из предприятий отрасли, была разрушена. Судостроение переживало кризис. Поэтому многим из нас пришлось начинать свою трудовую деятельность не по специальности.

Но я считаю, что трудности только закаляют. В 1997 году, стартовав с рабочей должности, сначала тщательно изучил все производственные процессы изнутри, научился работать с чертежами, разбираться в ремонте и монтаже оборудования. Организаторские способности и авторитет в коллективе помогли мне вырасти до главного механика.

Сменив сферу деятельности и перейдя в 2002 году диспетчером порта в компанию «Моби Дик» (Кронштадт), начал карьеру в логистике. Снова пришлось заниматься саморазвитием, осваивать новые навыки, а затем и новую профессию – стивидора.

Позднее, за время работы в компании «Контейнершипс», под началом сильного руководителя, значительно повысил профессиональный уровень, а приняв предложение работы в компании, занимающейся международными перевозками («Макс Лоджистикс», «Ренус Интермодал Системс»), расширил горизонты деятельности. Организовывал перевозки грузов как на территории России, так и за ее пределами, искал поставщиков услуг, занимался таможенным оформлением, сертификацией. А это новые знания, новые документы, постоянно меняющийся поток информации.

Приобретенный опыт организации логистических поставок способствовал назначению на должность руководителя отдела снабжения в новую, созданную в 2007 году компанию «Балтупак». Наш отдел оформлял доставку оборудования из-за рубежа, поставки сырья внутри страны, снабжал производство расходными материалами, а также занимался организацией работ по кооперации для выполнения текущего ремонта промышленного оборудования. Своим личным достижением на данном этапе карьеры считаю снижение стоимости доставки оборудования из Китая более чем на 15% за счет наработанных профессиональных связей.

Мне всегда было интересно приобретать опыт в новых для меня компаниях. Оседлость для себя считаю неприемлемым качеством, хотя очень уважаю людей, долгие годы преданных одной фирме. Но все-таки движение – это жизнь! Поэтому, когда спустя восемь лет получил предложение работы во ФГУП «Крыловский государственный научный центр», с радостью его принял. Ведь эта работа соответствовала моей специальности, полученной в Корабелке! Это были интереснейшие научные проекты в рамках Гособоронзаказа, участие в которых помогло приобрести колоссальный опыт ведения документооборота в закупочных операциях. Это было бесценно!

Основной процедурой являлось заключение договоров на поставку, при этом практически все закупки проходили с военной приемкой. Поэтому к процессу оформления договора подходили очень тщательно. Согласование каждого пункта договора в профильных отделах отнимало много времени. Проанализировав всю процедуру согласования, предложил два варианта: первый – это создание и внедрение утвержденного шаблона договора, второй – внедрение утвержденных основных пунктов договоров. Результат – сокращение времени согласования договоров, что положительно отразилось на процессе их исполнения.

Еще через два года, когда мне предложили перейти в компанию «Кронштадт Технологии», c удовольствием согласился. Сразу отметил, насколько грамотно там выстроен процесс организации закупок: слаженность работы разных отделов, наряду с четкими внутренними регламентами, дает поразительный результат для достижения поставленных задач.

По истечении совсем короткого отрезка времени по результатам работы находился в первой тройке по KPI! Оценив профессиональные и личные коммуникативные качества, руководство компании объявило мне благодарность за своевременную поставку товаров, получение лучших условий поставок, а также поиск новых надежных поставщиков.

Еще через пару лет меня пригласили в НИИ «Нептун». Опыт проведения тендеров, приобретенный в этой организации, обогатил знаниями, которые легли в основу моей концепции выбора поставщиков в любой области. Это строгое соблюдение правил тендеров, грамотное изложение технических заданий, обязательная проверка поставщиков службой безопасности.

В большинстве отраслей промышленности грамотное проведение коммерческих переговоров лишь на 20–30% обусловливает совокупный эффект экономии, которого можно достичь в рамках оптимизации закупок. Остальная часть затрат снижается с помощью таких инструментов, как управление спросом и корректировка требований к приобретаемым продуктам. Для овладения этими двумя методами специалистам по закупкам необходимо очень хорошо знать деятельность различных подразделений компании, а также проанализировать категории потребляемых ею товаров и услуг.

Снабженцу нужно не только уметь приобрести товар по заявкам подразделений или производственному плану в четко установленные сроки и по разумной цене, но и применять свой опыт в самых разных условиях. А также четко следовать стратегическим целям предприятия. Осознавая все эти факторы, ведущие компании начинают оптимизацию закупок с того, что назначают на ключевые должности подразделений снабжения именно тех специалистов, которые имеют ясное представление об основных статьях расходов фирмы.

Личные качества

Немалую роль играют и личные качества закупщика. Очень важно быть коммуникативным, уметь вести диалог с поставщиками. Нередко общение ограничивается выставлением счета. А ведь добрые слова и веселые шутки способны растопить холодный лед общения. И как итог – более выгодные условия поставки. Но не надо забывать правило: доверяй, но проверяй. Здесь помогут элементарные знания психологии. Еще одно обязательное качество закупщика – умение держать свое слово. Ведь любые отношения закупщика – поставщика это не только подписанный договор на поставку, но и его репутация и репутация компании. А это очень дорого стоит!

Специалист по закупкам – снабженец должен очень хорошо знать рынок поставляемого оборудования и комплектующих деталей, быстро ориентироваться в потоке информации на товары и цены. В России работают сотни фирм, занимающихся поставками оборудования. И политика их отношений с клиентами отличается. Здесь много подводных камней. В то время как одни поставщики с уверенностью ожидают заключения новых сделок, другие нередко рискуют лишиться клиента. Именно поэтому многие поставщики предлагают новым компаниям более выгодные цены и новые условия сотрудничества, таким образом предоставляя им больше возможностей для внесения в договоры необходимых изменений. Даже самое незначительное снижение затрат на все товары или услуги, приобретаемые компанией, может высвободить существенный объем денежных средств. В то же время предложения поставщиков, желающих удержать своих клиентов, зачастую существенно превышают все их ожидания.

Х   Х   Х

По-настоящему эффективная стратегия оптимизации должна охватывать как краткосрочную, так и долгосрочную перспективу. Оптимизация закупок не должна ограничиваться поиском возможностей для скорейшего снижения затрат. Для успешной реализации стратегии необходимо сначала выявить возможности сокращения затрат, доступные на текущий момент, а затем – оценить прибыль, которую можно получить в долгосрочной перспективе.

Морской флот №5 (2022)